Beschaffungen überwachen und steuern bezeichnet die Arbeit an einem bereits geschlossenen Vertrag: die Leistung des Lieferanten gegen das prüfen, was vereinbart wurde, Änderungen und Korrekturen geordnet abwickeln und den Vertrag am Ende sauber abschließen. Es ist die letzte der drei Beschaffungsphasen, nach der Planung der Beschaffung und ihrer Durchführung.
Die Phase ist beidseitig, und genau das wird gern übersehen. Der Käufer prüft, ob der Lieferant seine Verpflichtungen erfüllt. Der Lieferant prüft, ob der Käufer rechtzeitig zahlt, rechtzeitig entscheidet und bereitstellt, wozu er sich vertraglich verpflichtet hat. Beide Seiten hängen am selben Rechtsdokument, weshalb die Vertragsabwicklung formaler abläuft als die übrige Projektüberwachung.
Was dabei konkret passiert
- Leistungsüberwachung. Die gelieferte Arbeit wird gegen die Leistungsbeschreibung, die vereinbarten Qualitätskennzahlen und den Zahlungsplan geprüft. Belege kommen aus Inspektion, Tests und Leistungsbeurteilungen, nicht aus Statusrunden.
- Änderungen. Jede Vertragsänderung läuft über das Vertragsänderungssteuerungssystem und wird zum formalen Änderungsantrag. Eine mündliche Absprache zwischen zwei Fachleuten ist keine Vertragsänderung, so vernünftig sie auch klingt.
- Zahlungssteuerung. Rechnungen werden gegen nachgewiesenen Fortschritt freigegeben, nicht gegen verstrichene Zeit. Hier rächt sich eine schwache Leistungsbeschreibung als Erstes.
- Dokumentation. Schriftverkehr, Prüfergebnisse und Entscheidungen werden festgehalten, weil sie die Beweisgrundlage sind, sobald aus einer Unstimmigkeit ein Anspruch wird.
- Audits. Ein Beschaffungsaudit ist eine strukturierte Überprüfung des Beschaffungsprozesses, bei der Verträge und Vertragsprozesse auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Wirksamkeit geprüft werden. Auditrechte gehören in den Vertrag, nicht in eine spätere Bitte.
- Ansprüche. Strittige Änderungen laufen über die Anspruchsabwicklung, die erst dann von der Verhandlung zu Mediation und Schiedsverfahren eskaliert, wenn es nicht anders geht.
- Abschluss. Der Vertragsabschluss stellt fest, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind und keine offenen Punkte bleiben.
Einordnung im PMBOK Guide 8
Einen Prozess namens „Control Procurements“ gibt es in der achten Ausgabe nicht mehr, und eine eigene Leistungsdomäne für Beschaffung ebenfalls nicht. Der Leitfaden begründet das ausdrücklich: Beschaffung wird nicht als eigene Leistungsdomäne geführt, weil Projektbeschaffungen in der Regel in die Beschaffungsabteilung der Organisation eingebettet sind oder aus ihr hervorgehen, was einheitliche Praxis und Größenvorteile sichert.
Das Thema steht stattdessen in Anhang X4. Dort wird der Beschaffungsablauf in drei Phasen beschrieben: Bedarf ermitteln und planen, Beschaffungen durchführen und, als letzte Phase, die Überwachung und Steuerung der Beschaffungen. Diese Phase umfasst laut Leitfaden das Management der Beschaffungsbeziehungen, die Überwachung der Vertragsleistung, die notwendigen Änderungen und Korrekturen sowie die Abwicklung der Verträge, sobald die Beschaffungsaktivitäten abgeschlossen sind.
Zwei Bausteine liegen an anderer Stelle: das Beschaffungsaudit steht bei den Audit-Werkzeugen, und die Anspruchsabwicklung hat mit X4.9 einen eigenen Abschnitt. Anhang X4 nennt außerdem belastbare Überwachungssysteme für Leistungskennzahlen als gute Beschaffungspraxis.
Wer aus der sechsten Ausgabe kommt, kennt „Beschaffungen steuern“ als nummerierten Prozess 12.3 im Beschaffungsmanagement mit eigener Input-Werkzeug-Output-Tabelle. Die achte Ausgabe hat Prozessgruppen und ITTO-Tabellen gestrichen. Die Tätigkeit bleibt, die Bezeichnung nicht.
Praxis
- Die Abnahmekriterien vor Arbeitsbeginn festlegen, nicht bei der ersten Rechnung. Unklare Abnahmekriterien sind die häufigste Ursache von Beschaffungsstreit.
- Einen einzigen Änderungsweg führen. Zwei Wege, ein vertraglicher und ein informeller, garantieren die Diskussion darüber, welcher gezählt hat.
- Die eigenen Pflichten so eng verfolgen wie die des Lieferanten. Verspätete Entscheidungen und fehlende Zugänge sind eine Standardgrundlage für Ansprüche der Gegenseite.
- Probleme früh im Problemprotokoll festhalten und ansprechen. Schweigen während der Ausführung wird als Zustimmung gelesen.
- Den Vertrag ordentlich schließen. Ein nie formal abgeschlossener Vertrag hält Haftung am Leben, lange nachdem das Projekt vorbei ist.
Häufige Fragen
Ist das noch ein PMBOK-Prozess?
Nein. Bis zur sechsten Ausgabe war es ein benannter Prozess. Die achte Ausgabe kennt weder Prozessgruppen noch eine Beschaffungsdomäne und behandelt die Arbeit in Anhang X4 unter der Überwachung und Steuerung der Beschaffungen.
Wer ist zuständig, Projektleitung oder Einkauf?
In der Regel beide. Die Projektleitung verantwortet die fachliche Abnahme und die laufende Leistung, Einkauf oder Recht das Vertragsinstrument. In den meisten Organisationen darf nur der Einkauf einen Vertrag förmlich ändern, und die achte Ausgabe unterstellt genau diese Arbeitsteilung.
Was unterscheidet eine Änderung von einem Anspruch?
Eine Änderung ist einvernehmlich. Ein Anspruch ist eine Änderung, die eine Seite behauptet und die andere bestreitet, meist zu Umfang, Preis oder Zeit. Saubere Dokumentation während der Vertragsabwicklung hält die zweite Kategorie klein.
Gilt das auch für agile Verträge?
Ja, und stärker. Aufwands- oder kapazitätsbasierte Verträge verschieben Risiko zum Käufer, deshalb zählen Takt, Abnahme auf Iterationsebene und eine funktionierende Ausstiegsklausel mehr als eine fixierte Scope-Baseline. Der Überwachungsaufwand wird nicht kleiner, nur anders getaktet.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: August 2026