Ein kostenpflichtig erstattungsfähiger Vertrag ist eine Variante eines Vertrages, bei dem eine Zahlung des Käufers an den Verkäufer in Erstattung der tatsächlichen Kosten des Verkäufers vorgesehen ist. Hinzu kommt eine Gebühr, die in der Regel den Gewinn des Verkäufers darstellt. Bei der Analyse der Kosten werden sie typischerweise in zwei Kategorien unterteilt. Bei diesen Kategorien handelt es sich um direkte und indirekte Kosten. Direkte Kosten sind die Kosten, die nur für den Zweck des Projekts entstanden sind. Ein Beispiel für diese Art von Kosten sind die Gehälter der hauptberuflichen Mitarbeiter oder die ausschließlich für den Einsatz im Projekt gekauften Geräte. Indirekte Kosten sind Kosten, die sich auf allgemeinere, breitere Arten von Kosten beziehen, wie Verwaltungskosten und allgemeine Gemeinkosten. Kostenerstattungsfähige Verträge enthalten in der Regel Anreizverträge, bei denen der Verkäufer eine Bonuszahlung oder einen Anreiz erhält, wenn der Verkäufer eine Reihe von vorgegebenen Zielzielen erfüllt oder überschreitet, wie zum Beispiel die Einhaltung eines bestimmten Zeitplans oder die Beibehaltung der Aktivität unter bestimmten Kosten. Dieser Begriff ist in der 3. und 4. Auflage des PMBOK definiert.