Ein Dokumentenmanagementsystem (englisch records management system) ist ein Satz von Werkzeugen und Verfahren zur Verwaltung von Projektdokumenten und Aufzeichnungen. Es regelt, wie Dokumente erstellt, versioniert, abgelegt, wiedergefunden und archiviert werden.
In der Praxis verhindert ein Dokumentenmanagementsystem, dass Projektinformationen verloren gehen oder in veralteten Versionen kursieren. Gerade in regulierten Branchen ist die lückenlose, nachvollziehbare Ablage von Aufzeichnungen unverzichtbar.
Einordnung im PMBOK Guide 8
Der PMBOK Guide 8 führt das Dokumentenmanagementsystem als Bestandteil des Projektmanagement-Informationssystems (PMIS). Es unterstützt insbesondere das Kommunikations- und Konfigurationsmanagement.
Häufige Fragen
Was unterscheidet es von einer einfachen Dateiablage?
Es bietet Versionskontrolle, Zugriffsrechte, Metadaten und Aufbewahrungsregeln – eine reine Dateiablage nicht.
Warum ist Versionskontrolle so wichtig?
Weil alle Beteiligten mit der jeweils gültigen Fassung arbeiten müssen. Veraltete Dokumente führen zu Fehlern und Nacharbeit.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: Juli 2026.