Der Finanzierungsbedarf in Projekten umfasst die gesamten Finanzierungsanforderungen und die periodischen Finanzierungsanforderungen, zum Beispiel vierteljährlich oder jährlich, die aus der Kosten-Baseline abgeleitet werden. Er beantwortet nicht die Frage, was das Projekt kostet, sondern wann wie viel Geld verfügbar sein muss.
Ein Projekt kann vollständig budgetiert sein und trotzdem stehen bleiben, weil die Mittel quartalsweise freigegeben werden, der Ausgabengipfel aber im fünften Monat liegt. Genau diese Lücke macht der Finanzierungsbedarf sichtbar, bevor sie zum Problem wird.
Wie der Finanzierungsbedarf entsteht
- Die Schätzungen einzelner Aktivitäten und Arbeitspakete werden per Kostenzusammenfassung zur Kosten-Baseline verdichtet.
- Die Kosten-Baseline enthält die geplanten Ausgaben plus die Risikozuschläge.
- Die insgesamt erforderlichen Mittel sind die Kosten-Baseline zuzüglich etwaiger Managementreserven.
- Dieser Gesamtbetrag wird in periodische Anforderungen zerlegt, passend zum Zyklus des Mittelgebers.
- Die Finanzierungsanforderungen können auch die Quelle oder Quellen der Finanzierung benennen.
Die ursprünglich geplanten Gesamtkosten (BAC) sind die Summe aller Budgets, die für die auszuführende Arbeit festgelegt wurden. Das ist der Gesamtbetrag, nicht der Zeitplan seiner Verfügbarkeit.
Warum die Finanzierungslinie eine Treppe ist
Trägt man die Kosten-Baseline über die Zeit auf, ergibt sich die bekannte S-Kurve der kumulierten geplanten Ausgaben. Die Finanzierung darüber ergibt eine Treppe: Mittel werden in Schritten zugesagt, meist zu Periodenbeginn, und selten gleichmäßig verteilt. Der senkrechte Abstand zwischen Treppe und Kurve ist der Liquiditätspuffer zu diesem Zeitpunkt. Wo die Treppe unter die Kurve fällt, soll das Projekt Geld ausgeben, das es noch nicht hat.
Stoßen Finanzierungslimits mit dem geplanten Ausgabenverlauf zusammen, ist der Finanzierungslimitabgleich das Mittel der Wahl: Die Ausgaben werden mit den Grenzen der Mittelbindung abgeglichen, in der Regel durch Umplanung der Arbeit über gesetzte Terminvorgaben, um die Ausgabenrate zu glätten. Das ist eine Terminplanänderung aus Liquiditätsgründen, und sie sollte auch so benannt werden.
Einordnung im PMBOK Guide 8
Der Finanzierungsbedarf in Projekten hat im PMBOK Guide, achte Ausgabe, einen eigenen Eintrag in Abschnitt 4 (Inputs und Outputs, Seite 125 der deutschen Fassung). Abbildung 4-1 zeigt das Verhältnis von Kosten-Baseline, Ausgaben und Finanzierungsbedarf.
- Output des Prozesses Budget festlegen in der Leistungsdomäne Finanzen, neben der Kosten-Baseline und den Projektdokument-Aktualisierungen. Der Prozess fasst die geschätzten Kosten einzelner Aktivitäten oder Arbeitspakete zu einer autorisierten Kosten-Baseline zusammen und wird einmalig oder an definierten Punkten im Projekt durchgeführt.
- Input des Prozesses Finanzen überwachen und steuern, dort unter den Projektdokumenten geführt. Zusammen mit der Kosten-Baseline und den Arbeitsleistungsdaten dient er der Ausgabenverfolgung, der Analyse der Reserven und der Analyse des Fertigstellungswerts.
Einer der Outputs dieses Steuerungsprozesses ist bemerkenswert: Finanzierungsvorschläge. Zeigt die Überwachung, dass das vereinbarte Finanzierungsprofil nicht mehr zur Arbeit passt, soll daraus ein Antrag auf andere Mittel werden, keine stille Überschreitung.
Praxis
- Am realen Freigabezyklus planen. Eine Tranche, die eine Gremienentscheidung braucht, muss eine Periode vorher beantragt werden, nicht im Monat der Ausgabe.
- Managementreserve außerhalb der Baseline, aber innerhalb des Mittelbedarfs führen. Sie zählt nicht zur Messgröße der Leistung, muss aber verfügbar sein, wenn die Leitung sie freigibt.
- Nach jeder größeren Änderung neu rechnen. Scope- und Terminänderungen verschieben die Ausgabenkurve. Die Finanzierungstreppe verschiebt sich nicht von allein.
- Liquidität berichten, nicht nur Kosten. Im selben Monat unter Budget und ohne Geld zu sein, ist ohne Weiteres möglich.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Projektbudget und Finanzierungsbedarf?
Das Budget ist der autorisierte Gesamtbetrag. Der Finanzierungsbedarf sagt, wie viel davon in welcher Periode verfügbar sein muss und woher es kommt.
Sind die Reserven enthalten?
Risikozuschläge liegen innerhalb der Kosten-Baseline und damit innerhalb des Finanzierungsbedarfs. Die Managementreserve liegt außerhalb der Baseline, gehört aber zu den insgesamt erforderlichen Mitteln.
Wer genehmigt den Finanzierungsbedarf?
Wer über das Geld verfügt: Sponsor, Lenkungsausschuss, Portfolio-Gremium oder externer Auftraggeber. Die Projektleitung erstellt die Anforderung, die Mittelentscheidung trifft sie nicht.
Wie funktioniert das in adaptiven Projekten?
Mittel werden meist je Release, Quartal oder Inkrement zugesagt statt für den gesamten Scope. Die periodische Struktur bleibt gleich, die Gesamtsumme bleibt bewusst länger offen.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: Juli 2026