Gesammelte Erfahrungen (englisch lessons learned) sind das Wissen, das während eines Projekts, einer Phase oder einer Iteration entsteht und so festgehalten wird, dass Team und Organisation es später wieder verwenden können. Der PMBOK Guide in der 8. Ausgabe spricht dabei nicht von einer Sammlung netter Anekdoten, sondern von einem Projektdokument mit klarer Struktur: dem Register der gesammelten Erfahrungen.
Was in das Register gehört
Ein brauchbarer Eintrag beantwortet vier Fragen: um welche Kategorie es geht, wie die Situation aussah, welche Auswirkung sie hatte und welche Empfehlung oder Maßnahme daraus folgt. Erfasst werden ausdrücklich nicht nur Erfolge, sondern Herausforderungen, Probleme, eingetretene Risiken und genutzte Chancen.
Der häufigste Fehler in der Praxis ist der Zeitpunkt. Wer erst beim Projektabschluss sammelt, bekommt Erinnerungen statt Beobachtungen. Das Register entsteht früh und wird währenddessen fortgeschrieben, nicht am Ende rekonstruiert. Der zweite Fehler ist die Form: eine Zeile wie „Kommunikation war schwierig“ ist wertlos, weil daraus keine Handlung folgt. Nützlich wird ein Eintrag erst mit einer konkreten Empfehlung, die im nächsten Projekt jemand befolgen kann.
Dokumentieren muss nicht Text bedeuten. Der Leitfaden nennt Videos, Bilder und Audiodateien als gleichwertige Mittel, wenn sie die spätere Nutzung erleichtern.
Einordnung im PMBOK Guide 8
Das Register der gesammelten Erfahrungen ist ein eigener Eintrag im Abschnitt Inputs und Outputs. Es entsteht als Ergebnis des Prozesses „Projektwissen managen“ früh im Projekt und wird danach in vielen Prozessen zugleich als Input verwendet und als Output aktualisiert. Beteiligt sind die Personen und Teams, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht nur die Projektleitung.
Am Ende eines Projekts oder einer Phase wandern die Informationen in das Prozess-Asset „Archiv der gesammelten Erfahrungen“. Damit unterscheidet der Leitfaden sauber zwischen dem laufenden Register eines Projekts und dem organisationsweiten Archiv, aus dem künftige Projekte schöpfen. Der Rückkanal ist ausdrücklich vorgesehen: Erfahrungen aus früheren Projekten dürfen und sollen im aktuellen Projekt verwendet werden.
Daneben kennt die 8. Ausgabe die Aktualisierungen der gesammelten Erfahrungen als eigenen Vorgang: erfassen, dokumentieren und einbinden, was gut lief, was nicht lief und wie ähnliche Situationen künftig besser gemanagt werden.
Häufige Fragen
Register oder Archiv, was ist der Unterschied? Das Register gehört zum laufenden Projekt und ist ein Projektdokument. Das Archiv ist ein Prozess-Asset der Organisation und überdauert das Projekt.
Wann wird gesammelt? Fortlaufend. Der Projektabschluss ist der Übergabepunkt ins Archiv, nicht der Erfassungszeitpunkt.
Wie funktioniert das in agilen Projekten? Über die Retrospektive am Ende jeder Iteration. Das Prinzip ist identisch, nur der Takt ist kürzer und die Umsetzung folgt unmittelbar.
Warum liest niemand das Register? Meist weil es in kein Projekt zurückfließt. Ein Archiv ohne Abrufmoment in der Planung neuer Projekte ist reine Dokumentationspflicht.
Verwandte Begriffe: Problemprotokoll, Risikoregister, Projektauftrag.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: August 2026.