Eine Leistungskennzahl (englisch Key Performance Indicator, kurz KPI) ist eine messbare Größe, die anzeigt, wie wirksam ein Projekt, ein Team oder eine Organisation ihre wichtigsten Ziele erreicht. Im Projektmanagement verdichten KPIs komplexe Sachverhalte wie Termintreue, Kosteneffizienz oder Qualität zu wenigen, regelmäßig gemessenen Werten, an denen sich Fortschritt und Handlungsbedarf ablesen lassen.
In der Praxis wählt das Projektteam KPIs bereits in der Planungsphase aus und verankert sie im Messkonzept des Projekts. Gute Leistungskennzahlen sind eindeutig definiert (Messgröße, Datenquelle, Messintervall, Zielwert), beeinflussbar durch das Team und auf wenige, wirklich entscheidende Werte begrenzt. Typische Beispiele sind der Terminentwicklungsindex (SPI) und der Kostenentwicklungsindex (CPI) aus dem Management des Fertigstellungswerts (EVM), die Fehlerrate in der Qualitätssicherung oder die Durchlaufzeit von Arbeitspaketen. Wer zu viele KPIs erhebt, misst viel und steuert wenig.
Der PMBOK Guide in der achten Auflage behandelt Leistungskennzahlen (KPIs) durchgängig als Element der Projektüberwachung: Sie fließen in Statusberichte und Dashboards ein, werden regelmäßig überprüft und dienen als Grundlage für Entscheidungen des Teams und der Führungsebene. Auch bei der Bewertung von Geschäftsanforderungen nennt der Guide KPIs neben Zielen und Schlüsselergebnissen (OKRs) als gängige Bewertungsgröße. Der Trend geht dabei zu wenigen, ergebnisorientierten Kennzahlen statt reiner Aktivitätsmessung.
Häufige Fragen
Was unterscheidet einen KPI von einer normalen Kennzahl?
Jeder KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist ein KPI. Ein KPI misst gezielt den Fortschritt gegenüber einem strategisch wichtigen Ziel und löst bei Abweichung eine Reaktion aus. Eine reine Kennzahl beschreibt einen Zustand, ohne dass daran zwingend eine Steuerungsentscheidung hängt.
Wie viele KPIs sollte ein Projekt haben?
So wenige wie möglich. In der Praxis haben sich fünf bis zehn Kennzahlen bewährt, die Termine, Kosten, Qualität und Nutzen abdecken. Entscheidend ist, dass jede Kennzahl einen klaren Zielwert und einen Verantwortlichen hat.
Sind KPIs in agilen Projekten sinnvoll?
Ja, sie sehen nur anders aus. Agile Teams messen zum Beispiel Durchsatz, Zykluszeit oder die Zufriedenheit der Nutzer statt klassischer Plan-Ist-Vergleiche. Der Zweck bleibt gleich: sichtbar machen, ob die Arbeit den erwarteten Wert liefert.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: Juli 2026.