Das Records Management ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements, da es die Aufzeichnung der Organisation über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Es ist wichtig, Aufzeichnungen als Beleg für die Aktivitäten der Organisation zu verwalten. Es ist auch notwendig, alle Risiken zu reduzieren und zu mildern, die mit dem Projekt oder der Organisation als Ganzes verbunden sind. Die Datensatzmanagementsysteme bestehen aus speziellen Prozess-, Tools-und verwandten Steuerungsfunktionen, die kombiniert werden, um alle Informationen, die mit dem Projekt oder der Organisation in Verbindung stehen, zu erfassen und zu speichern. Es wird vom Projektleiter zur Verwaltung der Vertrags-, Akten-und Beschaffungsunterlagen verwendet. Das System wird dann in einem Archiv aufbewahrt, das leicht abrufbar ist. Nicht alle Dokumente sind Aufzeichnungen. Aufzeichnungen sind nach der Definition des Projektmanagements Dokumente, die als Beleg für eine bestimmte Handlung aufbewahrt werden. Das Archivmanagementsystem unterscheidet zwischen Datensätzen und Nicht-Datensätzen (wie Duplikate und grobe Entwürfe), die keine formale Verwaltung benötigen. Sobald ein Dokument als Aufzeichnung deklariert ist, kann es nicht mehr geändert werden und kann nur nach den Regeln des Systems entsorgt werden. Dieser Begriff ist in der 5. Auflage des PMBOK definiert.