Die Vorgangsbeschreibung ist der kurze Text, der einen einzelnen Terminplanvorgang benennt und ihn von allen anderen Vorgängen im Terminplan unterscheidbar macht. Sie sagt in wenigen Worten, welche Arbeit auszuführen ist, und wird zusammen mit der Vorgangskennung geführt.
In der Praxis
Eine Vorgangsbeschreibung ist gut, wenn jemand, der das Projekt nicht kennt, aus ihr ableiten kann, was zu tun ist und woran das Ergebnis erkennbar ist. „Schnittstelle“ ist keine Beschreibung, „Schnittstelle zum Abrechnungssystem implementieren und gegen Testfälle abnehmen“ ist eine.
Zwei Regeln haben sich bewährt. Erstens ein Verb am Anfang: Beschreibungen ohne Tätigkeitswort beschreiben Themen statt Arbeit, und Themen lassen sich nicht abschließen. Zweitens eine Beschreibung pro Vorgang, kein „und“. Steht ein „und“ darin, sind es meist zwei Vorgänge mit unterschiedlichen Verantwortlichen.
Der Aufwand lohnt sich spätestens im Statusbericht. Ein Terminplan wird von Menschen gelesen, die nicht in der Planung saßen, und die Vorgangsbeschreibung ist der einzige Text, den sie dabei sehen. Alles andere sind Daten und Balken.
Einordnung im PMBOK Guide 8
Der PMBOK Guide 8 führt die Vorgangsbeschreibung nicht als eigenen Glossareintrag, sondern als Bestandteil zweier Artefakte.
In der Vorgangsliste, laut PMBOK 8 eine dokumentierte tabellarische Aufstellung von Terminplanvorgängen, die die Vorgangsbeschreibung, die Vorgangskennung und eine ausreichend detaillierte Beschreibung des Arbeitsumfangs enthält, damit die Projektteammitglieder verstehen, welche Arbeit ausgeführt werden soll.
Und bei den Vorgangsattributen, die die Beschreibung des Vorgangs um weitere Komponenten erweitern. Der PMBOK Guide 8 unterscheidet dabei nach Projektphase: anfangs sind es Vorgangskennung, PSP-ID, Liefergegenstand-ID und die Bezeichnung des Vorgangs, später kommen Vorgangsbeschreibungen, Vorgänger und Nachfolger, logische Anordnungsbeziehungen, Vorlaufzeiten und Verzögerungen, Ressourcenanforderungen, vorgegebene Termine, Einschränkungen und Annahmen hinzu.
Häufige Fragen
Worin unterscheiden sich Vorgangsbeschreibung und Vorgangskennung?
Die Kennung ist die eindeutige Nummer oder der Code des Vorgangs, die Beschreibung der lesbare Text dazu. Der PMBOK Guide 8 nennt beide als Bestandteile der Vorgangsliste, weil das eine ohne das andere nicht trägt: die Kennung ist eindeutig, aber nicht sprechend, die Beschreibung ist sprechend, aber nicht zwingend eindeutig.
Wie ausführlich soll eine Vorgangsbeschreibung sein?
So ausführlich, dass die Projektteammitglieder verstehen, welche Arbeit auszuführen ist. Das ist der Maßstab, den der PMBOK Guide 8 für die Vorgangsliste setzt, und er ist bewusst kein Zeichenlimit.
Ist die Vorgangsbeschreibung dasselbe wie der Arbeitsumfang?
Nein. Die Vorgangsliste enthält beides nebeneinander: die kurze Vorgangsbeschreibung und eine ausreichend detaillierte Beschreibung des Arbeitsumfangs.
Autor: Tom, seit 2004 PMP-zertifiziert. Zuletzt aktualisiert: September 2026