Der Begriff Checkliste kann je nach Nutzung und Umständen recht breit definiert werden. Generell bezieht sich die Checkliste jedoch auf eine detaillierte Liste von Artikeln, die für einen von wenigen Zwecken zusammengefasst wurden. Zunächst hilft es, sicherzustellen, dass keines der Elemente auf der Checkliste versehentlich vergessen oder anderweitig übersehen wird. Mit allem, was an einem bequemen, praktischen Ort ist, ist es viel einfacher, sicherzustellen, dass alle Gegenstände richtig betreut werden. Zweitens trägt die solche Gruppierung von Punkten zu leichteren vergleichenden Bewertungen bei. Es ist eine gute Idee, gleich zu Beginn eines Projekts eine Checkliste zu entwickeln, da sie von Anfang an sicherstellt, dass alle relevanten Aufgaben und Aktivitäten während der gesamten Projektlaufzeit an einem zentralen Ort aufgeführt werden. Im Laufe des Projekts können einzelne Gegenstände überprüft oder gekreuzt werden, um die Fertigstellung anzuzeigen, und zusätzlich können, je nach Detailgenauigkeit, die die Fertigstellung Datum enthält. Darüber hinaus können Checklisten für einzelne Terminereignisse innerhalb des Projekts entwickelt werden, obwohl sie in Verbindung mit der gesamten Projektcheckliste funktionieren sollten.
Dieser Begriff ist in der 3. Auflage des PMBOK definiert, aber nicht in der 4..