Es gibt viele Projektdokumente, die in das Projektmanagement eingebunden sind. Projektdokumente sind notwendig, weil sie dem Team die entsprechenden Informationen liefern, um die verschiedenen Risiken des Projekts zu erkennen. Es wird auch verwendet, um Strategien zu entwickeln, um das Problem zu mildern. Es gibt verschiedene Arten von Projektdokumenten, die von Projektmanagern verwendet werden, und eines davon ist das Problemprotokoll. In einem Projekt-Lebenszyklus werden immer wieder Themen auftauchen, die Projektmanagement-Teams herausfordern können. Die Verwendung von Problemprotokollen ist wichtig, um zu dokumentieren und zu überwachen, wer für die Lösung der Probleme nach einem Zieldatum verantwortlich ist. Ein weiterer Vorteil von Problemprotokollen besteht darin, dass sie genutzt werden können, um die Kommunikation zu erleichtern und sicherzustellen, dass es ein gemeinsames Verständnis zwischen den Interessengruppen in dieser Frage gibt. Bei der Problemlösung geht es darum, die Hindernisse zu beseitigen, die das gesamte Projektmanagement-Team daran hindern können, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Schließlich bietet dieses spezielle Projektdokument ein Projektarchiv für das, was in der Vergangenheit bereits im Projekt passiert ist, sowie eine Plattform für die Kommunikation, die während ihres gesamten Projektlebenszyklus durchgeführt wird. Dieser Begriff ist in der 5. Auflage des PMBOK definiert.